Por: Federico Buiter, CEO de Integrity Latin America.
La automatización de las tareas repetitivas en el departamento de Tesorería permite incrementar la productividad y mejorar el análisis para una mejor toma de decisiones enriqueciendo la función del personal de tesorería.
En el Departamento de Tesorería existen una gran cantidad de tareas repetitivas, tediosas y que requieren de una gran cantidad de horas al día para ser atendida debidamente y que, por obvias razones, está expuesta a grandes errores humanos que puedan impactar al negocio o que requiera de una mayor plantilla de trabajadores para atender de mejor manera.
La supervivencia y correcta administración financiera depende de una adecuada gestión de los pagos y cobros, pero, todas estas tareas tienen la característica de ser muy mecánicas, repetitivas y no aportan un valor a la empresa sin dejar de ser necesarias. Además, la conciliación bancaria es una subtarea que es obligatoria para:
- Cerciorarnos que todo lo que operamos está en el banco
- Asegurarnos que todos lo que está en el banco está registrado en nuestra contabilidad
- No tener problemas con la Agencia Tributaria en caso de encontrarse alguna diferencia entre los asientos y el extracto bancario al momento de hacer una inspección.
La Automatización de la Tesorería es el medicamento perfecto para quitarle el Dolor de Cabeza a los Tesoreros, quienes han pasado un sinfín de horas pensando de qué manera reducir al máximo posible las horas dedicadas a las tareas rutinarias manuales y llevar a cabo otro tipo de tareas que enriquezcan su labor y que en verdad agreguen mayor valor en beneficio de la organización.
Si en tu empresa ha surgido la necesidad de centralizar las operaciones; te has dado cuenta de que le dedicas más tiempo a organizar y operar la información y no analizándola; e inviertes demasiado tiempo en banca electrónica o actualizando archivos en el sistema en Excel debido a la tardanza de la información, estás en el momento adecuado de valorar un Software de Administración de Tesorería (TMS, por sus siglas en inglés) como la mejor opción para automatizar una gran cantidad de tareas y procesos de la Tesorería.
Los sistemas de gestión de tesorería (TMS) son una plataforma de tecnología multifuncional que se utilizan para visualizar saldos y transacciones bancarias en una aplicación centralizada; realizar el armado de la posiciones de caja, flujo diario y forecast de manera automática, conciliar las transacciones bancarias contra actividades internas, realizar pagos electrónicos, calcular los valores de mercado de las posiciones de inversión y deuda, así como también llevar el tracking de los derivados y sus valuaciones, monitorear y administrar el riesgo financiero, creando diaria y mensualmente la generación automática de la contabilidad estas operaciones para que sean enviadas al ERP de la empresa.
La automatización permite:
- Comunicación bancaria – Los encargados podrán conocer en cualquier momento toda la información bancaria que se Integra desde los portales bancarios, conexiones host to host o Swift.
- Control de liquidaciones – Los TMS pueden hacer el trabajo de los encargados, calculando los intereses y retenciones evitando los cálculos erróneos y pagos indebidos.
- Conectividad – Las soluciones se alimentan de los movimientos y transacciones que se realizan en la empresa (pagos a proveedores, ingresos por ventas, movimientos bancarios, y demás operaciones como alquileres, nóminas, hipotecas, etc. que vienen del ERP) las cuales se registran en otras operaciones o se realizan de manera manual.
- Visibilidad de la información – Los encargados podrán visualizar toda la información a nivel de todo el Grupo, División, Empresa o línea de negocio, tener vistas por bancos y analizar el flujo por fecha por tipo de movimiento, por categoría, al alcance de un clic, sin necesidad de abrir una gran cantidad de programas o archivos.
Cuando la empresa toma la decisión de automatizar las labores que no aportan un valor agregado sustancial y requieren mucho tiempo del personal del área para realizarlo, llevan a cabo un proceso de digitalización, el primer paso hacia una Tesorería Digital es la implementación de un TMS, para que los datos de las operaciones de Tesorería se encuentren ordenados en una base de datos normalizada.
La conciliación bancaria es otra de las tareas más tediosas que se realizan en el Departamento de Tesorería, además de la carga de layouts bancarios y el armado del flujo y posición diaria, que al utilizar un TMS para automatizarla, se convertirá en una de las más sencillas y que les quitará el dolor de cabeza a los tesoreros. De esta manera, se crea un mapa que permite que cada transacción vaya al lugar correspondiente, para que finalmente se cuente con un informe que se pueda analizar y permita la toma de decisiones en función a los resultados obtenidos y se eviten posibles problemas de liquidez.
Al olvidarnos de las horas utilizadas en las tareas repetitivas o tediosas, los encargados de la Tesorería tendrán la posibilidad de gestionar los flujos de liquidez y previsiones financieras sin la necesidad de fórmulas magistrales, sino con la utilización de herramientas específicas y profesionales que entreguen los datos de manera inmediata, al mismo tiempo que incrementan su productividad al realizar otras tareas, o se dedican a analizar la información para futuras estrategias.
Gracias a la automatización, todos los datos se unifican por fecha, valor o movimiento, simplificando el acceso a la información a las empresas. Al tener todos los movimientos de cualquier entidad sin importar el momento, visualizar los cobros, pagos, liquidaciones o diversas operaciones financieras, los encargados podrán asegurarse de que todas las cuentas corrientes y de crédito se liquidan conforme se ha pactado con cada entidad.
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Acerca de Integrity
Integrity Software Latin America es una empresa enfocada en ofrecer soluciones de tecnología para tesorerías corporativas e Instituciones Financieras. Nuestras soluciones no se limitan tan solo al software sino a la consultoría e implementación de mejores prácticas. Nuestros productos están especializados en la optimización del Capital de Trabajo, a lo largo de todo su ciclo. Estos productos son líderes en su ramo a nivel mundial y pertenecen a la familia de productos de FIS, partner de Integrity Software Latin America. Contamos con consultores expertos en tesorería en México, Brasil y Colombia. Realizamos el control de proyectos, técnico, implantación y entrenamiento al equipo de trabajo que requiera optimización y soporte permanente.
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