Los Sistemas de Gestión de Tesorería permiten aumentar la eficacia de los procesos financieros y toma de decisiones garantizando la operatividad del negocio.
Ciudad de México, 10 de octubre 2018. – Actualmente, los encargados de la tesorería están buscando usar la tecnología dedicada a tesorería para simplificar sus funciones. La visibilidad de los saldos y los flujos de efectivo, así como los controles sistemáticos sobre las funciones y procesos clave de la operación de tesorería, son fundamentales para tener una gestión de tesorería eficaz.
“Al implementar de manera correcta la tecnología de tesorería, se tiene una oportunidad sin precedentes para lograr simplificar la operación y ganar en eficiencia y control. Por otro lado, si no se tiene una implementación tecnológica eficaz, se puede tener un escenario en el cual se cuente con demasiada complejidad y falta de control o controles laxos”, comentó Federico Buiter, MBA y Director General de Integrity Software Latin America.
A continuación 6 pasos para simplificar las operaciones de la Tesorería:
- Modernizando la conectividad con bancos
Cuando los tesoreros tienen la certeza y la información completa, pueden tomar decisiones de manera efectiva. De la información que es generada y manejada en el área de tesorería, en su gran mayoría los datos provienen de los bancos, de los sistemas ERP, o áreas de operación y contabilidad. El integrar estos sistemas y conectar a los bancos eficientemente es crítico para alcanzar visibilidad y control sobre las operaciones de ingresos y egresos de la empresa.
En el mercado existe una gran variedad de opciones para la conectividad con los bancos, incluida la banca electrónica, conectividad host-to-host, y acceso a la red corporativa de Swift, para que las empresas implementen la tecnología que mejor les acomode a sus operaciones. SWIFT es considerada como la mejor opción global para este reto ofreciendo que se la capacidad de conectar múltiples bancos en distintas partes del mundo a través de un canal único.
La creación de un modelo de conectividad bancaria global es esencial para simplificar la tesorería, y poder gestionar la información y las transacciones de una manera más efectiva. Al hacerlo, los tesoreros y gestores financieros podrán construir una mejor visión de efectivo y riesgo al mismo tiempo que optimizan la liquidez de la empresa. Además, al obtener visibilidad sobre saldos, los encargados de la tesorería gestionarán con mayor eficacia el uso de esto efectivo ocioso.
- Estandarizar y centralizar pagos
No solo la visibilidad de saldos y exposiciones crean problemas para los tesoreros, la falta de visibilidad de pagos puede poner en riesgo de generar una pérdida en la empresa a causa de los errores y fraudes. La seguridad de los pagos y la prevención del fraude se ha convertido en una prioridad para las empresas de todo el mundo.
Los sistemas y procesos fragmentados dificultan la identificación de problemas, mientras que al establecer una infraestructura de conectividad centralizada ayuda a estandarizar procesos y controles y reduce las posibilidades de fraude. Al gestionar estas actividades de manera eficaz y eficiente, al tener una mejor y mayor visibilidad de los flujos de efectivo y saldos, reducen el fraude, el riesgo y los errores, y aumentan la eficiencia operativa, cumpliendo de esta forma con las regulaciones y a su vez ayudar a creando una organización más ágil.
- Optimizar la visibilidad de efectivo
Con el fin de asegurar de que una empresa pueda cumplir con sus obligaciones financieras, el tesorero necesita una visión precisa de las futuras necesidades de financiación de la empresa. Actualmente, muchas empresas todavía se basan en hojas de cálculo y sistemas ERP para crear previsiones de flujo de efectivo.
Los Sistemas de Gestión de Tesorería (TMS) son el centro ideal para combinar la información del flujo de efectivo a través de la organización reuniendo datos bancarios, flujos de tesorería, información de toda la empresa y presentar los datos de una manera consistente y confiable. Los tesoreros no tienen solo visibilidad sobre flujos y exposiciones reales y proyectadas, sino que también pueden analizar y modelar los potenciales escenarios para entender las vulnerabilidades de liquidez y mejorar los procesos de análisis y decisión.
- Evaluar y gestionar el riesgo
Si bien la gestión de efectivo y la liquidez se consideran “la razón de ser” de la tesorería, un estudio realizado por FIS hace hincapié en que la gestión de riesgos se ha convertido en una prioridad entre las organizaciones de todos los tamaños. Los tesoreros también comentaron que tienen un nivel relativamente bajo de confianza en su capacidad para gestionar el riesgo de la manera más eficaz.
El uso de soluciones especializadas de tesorería, y gestión de riesgos es esencial para superar la complejidad en la gestión del riesgo, al proporcionar una plataforma sólida y fiable para identificar las exposiciones financieras y de crédito (ya sea FX, tasa de interés, liquidez, etc.), así como el control relevante, análisis e informes de capacidad necesarios para monitorear y administrar de una mejor manera.
- Implementar las nuevas regulaciones
Los constantes cambios normativos crean complejidad, ya que toma tiempo para implicaciones de ciertas regulaciones para que puedan aclararse. Además, la elaboración de informes excepcionales llevados previamente de manera automatizada se tiene que hacer manualmente para poder cumplir con las regulaciones, reduciendo la eficiencia, aumentando costos y el alcance de la responsabilidad de tesorería.
Mientras que los tesoreros están continuamente entendiendo y planeando como cumplirán con estas regulaciones, los vendedores de tecnología deben estar un paso adelanta para proporcionales a los tesoreros las herramientas que necesiten para reducir la complejidad y ayudarles a navegar en estos cambios con la menor interrupción posible a sus operaciones.
Cuando se trata de elegir el software, las empresas necesitan soluciones que pueden adaptarse a sus necesidades particulares y actualizarse con las cambiantes regulaciones. También tienen que asegurarse de que los procesos y las personas toman un enfoque flexible y no se quedan atrapados en los enfoques y posiciones rígidos.
- Simplificar el uso de tecnología
La solución tecnológica, el diseño y la funcionalidad son cruciales para reducir la complejidad. Mientras que los tesoreros reconocen el valor que las tecnologías de tesorería pueden ofrecer, existen carencias de habilidades internas que les resulta difícil dedicar muchos recursos y presupuesto para mantener las soluciones tecnológicas en línea con las mejores prácticas de la industria.
Si bien algunas empresas aún optan por alojar software en sus propias instalaciones, otras prefieren software como servicio (SaaS) en nubes públicas o modelos de nube privada, que ayudan a reducir el costo total de propiedad. Hay mucho enfoque a través de la profesión del Tesoro con respecto al valor de las soluciones basadas en SaaS, y de hecho, este es el modelo ideal para muchos tesoreros.
Al administrar servicios a la necesidad de que los departamentos para mantener la aplicación de manera que el proveedor de tecnología de gestión de alojamiento provea una copia de seguridad, mantenimiento e integración que se puede realizar utilizando los conocimientos especializados de los proveedores y gestionar los sistemas de datos de acuerdo con las mejores prácticas de la industria.
Con lo anterior, se reduce el esfuerzo y la complejidad para los tesoreros y los gestores financieros, lo que les permite centrarse en las soluciones y la información que se proporciona, en lugar del manejo en los propios sistemas.
“Con las soluciones tecnológicas y las asociaciones existentes, los tesoreros pueden alcanzar mejores controles, eficiencia y escalabilidad, todo sin sacrificar simplicidad y estandarización en sus operaciones”, concluyó Buiter.
Al racionalizar el uso de la tecnología para mejorar los procesos, los controles y la toma de decisiones en curso, requiere un examen periódico para garantizar que la rutina de las operaciones de tesorería incorpora a los negocios, mercados y regulaciones.
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Acerca de Integrity
Integrity Software Latin America es una empresa enfocada en ofrecer soluciones de tecnología para tesorerías corporativas e Instituciones Financieras. Nuestras soluciones no se limitan tan solo al software sino a la consultoría e implementación de mejores prácticas. Nuestros productos están especializados en la optimización del Capital de Trabajo, a lo largo de todo su ciclo. Estos productos son líderes en su ramo a nivel mundial y pertenecen a la familia de productos de FIS, partner de Integrity Software Latin America. Contamos con consultores expertos en tesorería en México, Brasil y Colombia. Realizamos el control de proyectos, técnico, implantación y entrenamiento al equipo de trabajo que requiera optimización y soporte permanente.
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